Casestudie : Hvordan en europæisk leder optimerer sine rejser takket være forretningsflyvning med AEROAFFAIRES

Tid er ikke bare en knap ressource; det er et af de mest strategiske aktiver i moderne virksomheder. I en økonomisk kontekst, hvor enhver mulighed kan gøre en forskel, kan evnen til at handle hurtigt – at være på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt – ændre forløbet af en forhandling, fremskynde en beslutning eller sikre et vigtigt partnerskab. Forretningsrejser, som længe blev håndteret som en simpel støttefunktion, er nu centrale for ledergruppernes præstationer.

Når en rejse involverer flere lande, kontakter på højt niveau og stramme deadlines, bliver forretningsflyvning en konkret løftestang for effektivitet og forventning. Langt fra “bling-bling”-repræsentationer er det at tage et privatfly ikke et spørgsmål om image eller prestige. Det er først og fremmest et arbejdsredskab, som giver dig mulighed for at bevare det, der er vigtigt: brugbar tid, fleksibilitet og optimal forberedelse af beslutninger. Faktisk anslår magasinet Capital, at en CEO, der tager omkring 30 rejser om året, kan spare, hvad der svarer til en måneds arbejde, ved at bruge et privatfly – en klar demonstration af, hvad der står på spil, når man vil spare tid.

Dette casestudie illustrerer, hvordan AEROAFFAIRES, som har været flymægler i over 30 år, hjalp den administrerende direktør for en europæisk koncern med speciale i bæredygtige mobilitetsteknologier med at forberede og gennemføre en strategisk rundrejse i Europa. En mission, der strakte sig over tre dage, tre lande, tre forskellige udfordringer og med et centralt behov: at spare tid.

Baggrund for opgaven med flyrejser hos AEROAFFAIRES

Den mission, der venter denne leder, er afgørende på europæisk plan. Kunden er administrerende direktør for en fransk industrikoncern, der opererer inden for lavemissionsmobilitetssystemer. Hans virksomhed har flere produktionssteder i Europa, opretholder teknologiske partnerskaber med specialiserede leverandører og deltager regelmæssigt i internationale tænketanke om energi og innovation. Med andre ord er hans tidsplan omhyggelig, og hans rejser er ofte strategiske.

For netop denne tur er programmet særligt tætpakket med tre hovedmål:

• Besøg på en partnerfabrik i Stuttgart for at validere opstarten af en ny produktionslinje. På stedet er målet at kontrollere, at dette industrianlæg vil være i stand til at øge sine mængder uden problemer, hvilket er en væsentlig betingelse for den kommende lancering af et nyt produkt.
• Møde med en strategisk leverandør i Milano for at indgå en flerårig leveringsaftale. Denne leverandør leverer en nøglekomponent, og en flerårig kontrakt vil sikre koncernens forsyningskæde, så man undgår mangel og prisudsving.
• Tale i Paris på et internationalt forum om energiinnovation med deltagelse af offentlige beslutningstagere og investorer. Den administrerende direktør vil blive inviteret til at tale ved arrangementet, hvilket giver virksomheden en høj profil og mulighed for at netværke på højt niveau.

Tre kritiske møder i tre forskellige miljøer (industrielt, forretningsmæssigt og institutionelt) over tre på hinanden følgende dage – med meget snævre tidsbegrænsninger. Ledelsesteamet begyndte naturligvis med at se på kommercielle flyforbindelser for at forbinde disse etaper, men meget hurtigt blev begrænsningerne tydelige.

Begrænsninger identificeret med kommercielle flyvninger:

• Obligatoriske forbindelser. Der var ingen direkte rute, der effektivt kunne forbinde Stuttgart, Milano og derefter Paris på den tid, der var til rådighed. Lederen ville være nødt til at foretage flere mellemlandinger og skifte fly med risiko for at gå glip af en forbindelse i tilfælde af forsinkelse.
• Upassende tidsplaner. De rutefly, der er til rådighed på de ønskede datoer, svarer ikke til kravene til møderne. For eksempel ankom det eneste fly fra Paris til Stuttgart om morgenen for sent til fabriksbesøget kl. 10, hvilket tvang dem til at tage af sted dagen før og tilbringe en ekstra nat der.
• Tabt tid i terminaler. Selv når det er optimeret, er der ventetid på alle kommercielle flyvninger: check-in, sikkerhedstjek, ombordstigning, afstigning, bagageudlevering osv. Alt i alt går der timer “tabt”, som forlænger arbejdsdagen.
• Øget træthed. To kommercielle flyvninger i træk på tre dage med tidlige morgener, skift og stress over deadlines vil udmatte lederen og gå ud over hans eller hendes effektivitet under vigtige møder.
• Risiko for uforudsete hændelser. Flyforsinkelser eller -aflysninger, strejker, mistet bagage – alle ukontrollerbare faktorer, der kan afspore turens kritiske tidsplan.

Regnestykket er klart. Hvis virksomheden skulle holde sig til den kommercielle luftfartsplan, ville den miste, hvad der svarer til to arbejdsdage alene i transit- og ventetid. Med andre ord to hele dage, hvor lederen og hans team ikke ville være produktive med deres sager. Mellem mistede forbindelser og ekstra hotelovernatninger ville den traditionelle rejseplan i høj grad udvande missionens effektivitet.

Direktionsassistenten, som har ansvaret for CEO’ens kalender, spiller en afgørende rolle her. Da hun indså risikoen for ineffektivitet, ledte hun efter et alternativ. Hun kontaktede AEROAFFAIRES, en mægler inden for forretningsflyvning med over 30 års erfaring, for at finde en skræddersyet løsning. Forespørgslen blev sendt sent samme eftermiddag … og svaret lod ikke vente på sig.

Intervention fra AEROAFFAIRES, Europas førende flyselskabsconcierge-service

Analyse af anmodningen

Så snart de blev kontaktet, kiggede AEROAFFAIRES’ team, der var dedikeret til kunden, på de vigtigste parametre for den rejse, der skulle organiseres:

• Antal passagerer: Direktøren rejser med nogle få kolleger (4 til 6 personer). Flyet skal kunne rumme dem alle komfortabelt og give dem mulighed for at arbejde om bord.
• Rejseplan med flere destinationer: Flere etaper (Paris – Stuttgart – Milano – retur til Paris) på kort tid med flere flyvninger og flyet stationeret på stedet under hvert møde.
• Rejsens samlede varighed: Tre intense dage med fly og besætning i permanent beredskab. Koordineringen skal være minutiøs for at sikre, at hver afgang, flyvning og ankomst finder sted på det rigtige tidspunkt.
• Fortrolighed på krævet: Følsomme tekniske dokumenter og kontrakter om bord – absolut diskretion er påkrævet for at arbejde roligt under flyvningerne.
• Fleksibilitet i tidsplanen: Tidsplanen skal kunne justeres op til dagen før afhængigt af, hvordan forhandlingerne skrider frem (f.eks. udskydelse af en start, hvis et møde trækker ud).
• Koordinering på jorden: På hvert trin venter en privatchauffør på asfalten for at køre teamet direkte til mødet uden at gå gennem de offentlige terminaler.

Takket være denne analyse foreslås en sammenhængende, skræddersyet løsning på mindre end to timer.

Valg af fly

Missionen krævede et let jetfly, som både var komfortabelt og havde tilstrækkelig rækkevidde til direkte non-stop-flyvninger inden for Europa. AEROAFFAIRES foreslog Cessna Citation CJ4. Dette forretningsfly har en række fordele, som svarer til de identificerede behov:

• Kapacitet: op til 6 passagerer, ideelt for den administrerende direktør og hans nære team.
• Stille kabine: et stille, lydisoleret interiør, ideelt til uforstyrret arbejde under flyvningen. Den rummelige kabine har tilbagelænede lædersæder, udfoldelige computerhylder og store vinduer med naturligt lys.
• Forlænget rækkevidde: omkring 3.700 km rækkevidde, hvilket placerer CJ4 blandt de bedste i sin kategori og muliggør direkte flyvninger mellem Paris, Stuttgart og Milano uden optankning. Dette mere end dækker behovet for rejser til flere byer.
• Alsidighed i lufthavnen: CJ4 kan bruge relativt korte landingsbaner (fra ca. 1.500 m ved start). Den kan derfor lande i sekundære forretningslufthavne, tættere på industriområder eller bycentre, og undgå de store overbelastede knudepunkter.

Kunden accepterede hurtigt denne mulighed. De er vant til at rejse via Paris-Le Bourget-lufthavnen og sætter pris på at kunne få direkte adgang til flyet uden køer eller en labyrintisk rute gennem en kommerciel terminal. I Le Bourget, som er Europas førende lufthavn for forretningsflyvning, tager det normalt kun 15 minutter fra ankomst til den private terminal, til et jetfly letter, hvorimod en ruteflyvning ville kræve to timers varsel. For denne leder er denne tidsbesparelse og den diskretion, der tilbydes fra det øjeblik, man går om bord, en afgørende fordel.

Komplet logistikorganisation: en dør-til-dør-service fra AEROAFFAIRES

AEROAFFAIRES koordinerer derefter hele missionen grundigt og er opmærksom på de mindste logistiske detaljer:

• Skræddersyet flyveplan: Tidsplanen for hver flyvning tilpasses nøjagtigt til kravene i forbindelse med møderne. Hvis fabriksbesøget f.eks. slutter kl. 12, letter jetflyet kort efter til Milano, så man undgår unødvendige forsinkelser. Omvendt letter flyet ikke, før teamet er klar, hvilket giver en grad af fleksibilitet, som ikke er mulig med rutefly.
• Reserverede slots i lufthavnen: Landings- og take-off-slots fås på forhånd fra lufthavnene i Stuttgart og Milano for at sikre, at flyet kan lette og ankomme på de planlagte tidspunkter, selv i tilfælde af tæt trafik. Der er ingen risiko for at flyve i cirkler over en overbelastet lufthavn.
• Chaufførdrevet bil på asfalten: Så snart flyet lander i Stuttgart eller Milano, venter en privat bil på teamet ved foden af flyet.
• Personlig service om bord: Der tilbydes en særlig cateringservice om bord på flyet. Lette måltider, der tager hensyn til allergier og lederens præferencer, serveres om bord, så du kan spise uden at spilde tid. Ingen tunge måltider: Teamet kan vælge at arbejde eller hvile under flyvningen.
• Internetforbindelse under flyvningen: Flyet er udstyret med højhastigheds-Wi-Fi, som sikrer, at direktøren og hans eller hendes medarbejdere hele tiden er forbundet. De kan sende e-mails, deltage i videokonferencer eller finjustere en præsentation under flyveturen, ligesom hvis de var på kontoret, alt sammen i et fortroligt og sikkert miljø.

Målet med disse ordninger er ikke at øge antallet af luksusydelser, men at eliminere al unødvendig friktion. Fra flyplanen til transporten på jorden er alt tilrettelagt for at sikre, at hver overgang er så problemfri som muligt. AEROAFFAIRES tager sig af at koordinere alt, så lederne udelukkende kan koncentrere sig om deres forretningsspørgsmål. Som de selv udtrykker det: “Med forretningsflyvning holder du fokus på din mission og behøver ikke at bekymre dig om logistikken på din rejse”. Denne filosofi er styrende for den organisation, der sættes i værk for missionen.

Tidsplan for missionen

Dag 1 – Paris ✈ Stuttgart

Afgang: Privatflyet letter fra Le Bourget kl. 7.30. Boarding foregår hurtigt og problemfrit uden unødvendig ventetid: Så snart direktøren ankommer til forretningsterminalen, går han om bord, og flyet forlader asfalten på det planlagte tidspunkt.

Ankomst: Kl. 9.10 lander flyet i Stuttgart. En privatchauffør mødte teamet ved foden af flyet og kørte dem straks til industriområdet, hvor besøget begyndte omkring kl. 10.

Besøg på stedet: Mødet forløb uden problemer eller forsinkelser. I to timer undersøgte partnerens ingeniører og den administrerende direktør den nye produktionslinje og godkendte opstarten af den. Takket være hans punktlighed og koncentration fik direktøren alle de nødvendige oplysninger og gik derfra i tillid til, at den ekstra produktionskapacitet ville være til stede.

Ved dagens slutning var det første mål nået uden overdreven træthed. Teamet udnytter den frie aften til at hvile sig eller forberede rapporter, før de tager fat på resten af missionen.

Dag 2 – Stuttgart ✈ Milano

Morgen: På andendagen er der ingen kamp mod uret for at nå et kommercielt fly. Chefen kan klare et par filer fra Stuttgart om morgenen, mens privatflyet bare venter på hans signal til at lette.

Take-off til Milano: Først på eftermiddagen forlader jetflyet Stuttgart med kurs mod Milano (ca. 1 times flyvning). Under rejsen færdiggør teamet sin forhandlingsstrategi i ro og mag i kabinen og via internetforbindelsen. De sidste justeringer af leveringskontrakten er klar til at blive præsenteret ved landingen.

Ankomst og møde: CJ4 lander direkte i Milano-Linate lufthavn. På få minutter når teamet frem til den strategiske leverandørs hovedkvarter. Eftermiddagen var afsat til at forhandle den flerårige kontrakt. Velforberedt og uden tidspres (returflyvningen var planlagt til den følgende dag) havde lederen konstruktive diskussioner. Resultatet var en principiel aftale sidst på dagen, hvor begge parter havde haft mulighed for at diskutere tingene under gode forhold.

Om aftenen bliver teamet i Milano. De kunne tage et pusterum og finpudse deres præsentationer til næste dags forum i stedet for at skulle rejse sent tilbage. En god nats søvn forbereder dem på den sidste etape.

Dag 3 – Milano ✈ Paris (forum)

Returflyvning: Tidligt om morgenen letter flyet igen fra Milano. Kl. 8.30 lander det i Paris-Le Bourget. Et køretøj venter på asfalten for at køre gruppen til forummet, som starter om morgenen.

Tale på forummet: Sidst på formiddagen går den administrerende direktør på scenen foran offentlige beslutningstagere og investorer. Han leverede sit budskab klart og entusiastisk – uden spor af træthed. Hans tale ramte hovedet på sømmet og gjorde det muligt for ham at skabe nogle værdifulde kontakter ved den efterfølgende frokost.

Afslutning: Sidst på eftermiddagen sluttede missionen med, at vi vendte tilbage til virksomhedens hovedkontor. De tre oprindelige mål var blevet nået uden problemer. Lederen vendte tilbage til sit team næste dag, klar til at kapitalisere på disse succeser uden at skulle komme sig over de lange rejsetimer.

Observerede resultater

Sparettid: Ved at vælge forretningsflyvning har lederen sparet, hvad der svarer til to arbejdsdage, som ellers ville være gået tabt på rejser og ventetid. Disse timer blev ikke bare sparet på papiret: De blev geninvesteret i strategi, forberedelse og analyse under hele missionen. I stedet for at sidde fast i en lufthavn eller et fly uden at kunne gøre fremskridt med sine sager, brugte CEO’en tiden til at finjustere sine forhandlinger og forfine sine beslutninger. På hele turen kan det anslås, at omkring 15 til 16 timers transittid blev undgået takket være privatflyet – nyttig tid, der bidrog direkte til de tre møders succes.

Kontinuitet i arbejdet: Valget af privatflyet sikrede en bemærkelsesværdig kontinuitet i arbejdet under hele turen. Den rummelige og lydløse kabine på Citation CJ4 fungerede som et ægte flyvende mødelokale, så teamet kunne holde arbejdsmøder i luften. Dokumenter spredt ud på bordet, fortrolige opkald foretaget fra klubsædet, rettelser i sidste øjeblik til en kontrakt: Intet af dette ville have været muligt på en almindelig kommerciel flyvning. Takket være Wi-Fi-forbindelsen og det private miljø kunne direktøren forblive produktiv mellem hver etape, mens andre ville have lidt under perioder med tvungen inaktivitet. Undersøgelser har endda vist, at produktiviteten hos ledere på farten kan ganges med 5 til 7, når de flyver med business jet.

Indvirkningpå kvaliteten af diskussionerne: At ankomme udhvilet og perfekt forberedt har en direkte indvirkning på kvaliteten af møderne. Lederen var fri for den stress og træthed, der normalt er forbundet med hurtige rejser, og kunne gå ind til hvert møde med maksimal koncentration og en positiv holdning. Det havde indflydelse på tonen i forhandlingerne: Både i Stuttgart og Milano foregik diskussionerne i en konstruktiv atmosfære uden nervøsitet eller hastværk på grund af mulige forsinkelser. På samme måde gjorde talerens friske tilgang til forummet i Paris hans tale klarere og mere overbevisende. Kort sagt var lederen i stand til at give sig fuldt ud i alle faser, hvilket resulterede i mere præcise beslutninger og en bedre evne til at lytte til dem, han talte med.

Kontrol over image og fortrolighed: Forretningsflyvning gjorde det også muligt for os at holde styr på historien omkring denne rejse. I modsætning til en kommerciel rejse forblev denne rejse helt under radaren: ingen tilstedeværelse i de overfyldte boardinglounges, ingen chance for at støde ind i en konkurrent eller en nysgerrig journalist under en tilslutningsflyvning. Denne organisatoriske diskretion var et stort aktiv i forhold til at bevare fortroligheden af de igangværende forhandlinger. Mere generelt giver det at rejse med privatfly næsten absolut beskyttelse mod nysgerrige blikke eller industrispionage. Som en del af denne mission var lederen i stand til at rejse inkognito uden at tiltrække sig mediernes eller spekulanternes opmærksomhed.

Hvad ledelsesteamet husker

For den administrerende direktør og hans team understreger denne vellykkede tur, at merværdien ikke kun ligger i selve flyet, men frem for alt i den måde, missionen blev organiseret på fra start til slut. Her er de erfaringer, de har gjort sig:

• Et dedikeret team: At have en enkelt, lydhør kontaktperson på AEROAFFAIRES gjorde hele forskellen. Fra den første kontakt til den endelige feedback overvågede denne rådgiver projektet og justerede hver eneste detalje i realtid. Ledelsen satte især pris på at kunne regne med en 24/7-service, der var opmærksom på den strategiske betydning af hver flyvning.
• Forudse uforudsete hændelser: Intet blev overladt til tilfældighederne i forberedelserne. Sikre lufthavnsslots, plan B i tilfælde af dårligt vejr, fleksible tidsplaner planlagt fra starten … Denne evne til at forudse beroligede lederen, som vidste, at der allerede var løsninger på plads i tilfælde af det uventede. Dette står i kontrast til traditionelle rejser, hvor det mindste sandkorn (forsinkelse, strejke) kan bringe alt i fare.
• Organisatorisk sm idighed: Endelig blev den smidige rækkefølge af begivenheder set som en stor fordel. Tidsplanen for hvert møde kunne overholdes eller tilpasses uden hovedpine, hvilket fjernede en enorm mental byrde. Ved ikke at skulle bekymre sig om logistikken kunne den administrerende direktør holde fokus på sine beslutninger, og hans team kunne holde fokus på indholdet i stedet for containeren. Kort sagt øgede systemets fleksibilitet den kollektive effektivitet.

Som direktionsassistenten, der organiserede turen, udtrykte det:

“Forskellen ligger i detaljerne. Det faktum, at vi kunne justere afgangstiden fra Milano med 40 minutter dagen før, betød, at vi kunne afslutte forhandlingerne uden at skynde os. Dette niveau af fleksibilitet gør en reel forskel for lederens effektivitet

Sammenligningstabel: Forretningsflyvning vs. kommercielle flyvninger

Kriterier	Kommercielle flyvninger (Paris Stuttgart Milano Paris)	Forretningsflyvning med AEROAFFAIRES	Indvirkning på lederen
Samlet rejsetid over 3 dage	ca. 21 timers transport (transfer, ombordstigning, forbindelser)	ca. 7 timer og 30 minutter med samlet transport	2 sparede arbejdsdage
Tidsplan	Fast, afhængigt af planlagte flyvninger	Tilpasset til managerens faktiske tidsplan	Større fleksibilitet og ro i sindet
Fortrolighed	Lav, offentlige områder	Høj, dedikerede private terminaler	Beskyttelse af dokumenter og samtaler
Intraeuropæiske forbindelser	Nogle gange med mellemlandinger eller tilslutninger	Direkte	Koncentrationen opretholdes mellem møderne
Forberedelse af møder på farten	Vanskelige, uegnede omgivelser	Stille kabine, forbindelse i flyet	Kontinuerligt arbejde uden pauser
Koordinering på jorden	Skal organiseres separat i hver by	Chauffører og transfer styres af AEROAFFAIRES	Eliminering af logistiske gnidninger
Fysisk påvirkning og mental arbejdsbyrde	Øget træthed, varierende farer	Jævnere rejser, udhvilede ankomster	Forbedret kvalitet af udvekslinger

Konklusion

I denne sammenhæng er forretningsflyvning ikke bare et behageligt indfald; det er et ægte værktøj til optimering af arbejdstid og beslutningstagning. Som dette casestudie har vist, forvandlede chartring af en privatjet en begrænsning til en konkurrencefordel for en leder, der stod over for en kritisk international dagsorden. De tre strategiske mål blev nået uden at gå på kompromis, hvor almindelige kommercielle rejser sandsynligvis ville have tvunget til valg eller forårsaget skadelige forsinkelser.

AEROAFFAIRESmed over 30 års erfaring i den private luftfartssektor hjælper virksomheden regelmæssigt topledere, direktionsassistenter, projektledere, industrikoncerner og institutionelle aktører med deres strategiske rejsebehov. Siden oprettelsen i 1991 har denne mægler organiseret mere end 45.000 skræddersyede flyvninger og transporteret mere end 120.000 forretningspassagerer rundt om i verden. Hver mission er unik og er genstand for omhyggelig forberedelse: Alt er designet til at reducere friktion og bevare det, der virkelig tæller for kunden – hans tid, hans tilgængelighed, hans forberedelse og hans sikkerhed.

Kort sagt handler brug af forretningsflyvning i en situation som denne ikke om at tage den nemme vej ud: Det handler om at investere ieffektivitet. Lederen i vores casestudie var i stand til at tilbringe tre intense dage med konstant 100 % kapacitet, og hans virksomhed høster allerede frugterne i form af projekter, der gennemføres, og beslutninger, der træffes hurtigere. Dette scenarie gentager sig i dag i mange organisationer, som forstår, at tid, der spares på rejser, er tid, der geninvesteres i at skabe værdi.

For at organisere en lignende mission: kontakt vores rådgivere 24/7:

• ✉️ [email protected]
• 🇫🇷 +33 (0)1 44 09 91 82
• 🇨🇭 +41 22 355 06 24
• 🇺🇸 +1 845 373 3456
• 🇬🇧 +44 84 4986 0547